Contexto e desafios

Com a finalidade de colher feedback de todos os colaboradores sobre o que está sendo feito de forma correta e o que precisa ser melhorado e evoluir é que nasceu a necessidade de construir um programa de feedback estruturado. A expectativa de benefícios desse programa é a construção da percepção dos colaboradores quanto à presença, acessibilidade das lideranças da sede, quanto à transparência e disponibilidade da Cooperativa em escutar a todos, a valorização do coletivo e da comunicação entre as partes.

Esse feedback é utilizado para criar planos de ação e atender às necessidades dos colaboradores, garantindo um ambiente inclusivo onde a voz de todos seja ouvida e valorizada.

Desenvolvimento e metodologia

A ideia nasceu quando a Cooperativa iniciou o processo de evolução cultural para a Gestão Ambidestra (por propósito) em 2020, quando percebeu-se que era necessário ouvir mais os colaboradores nas agências, entender o que estava sendo positivo nos direcionamentos da cooperativa e atuação da Sede Administrativa, e o que poderia melhorar. Estruturou-se um momento para realizar esta escuta que, inicialmente, seria apenas com as agências. Com ao desenvolver das atividades, entendeu-se que também os colaboradores da Sede deveriam participar dos encontros e serem ouvidos. Quando a ideia nasceu, entendia-se que seria algo pontual, que seria realizado apenas naquele ano, porém, os encontros tiveram um impacto tão relevante que se tornaram um programa com um calendário fixo na cooperativa.

Face ao impacto positivo no dia a dia da cooperativa, a Diretoria aprovou a continuidade das ações. A Gestão de Pessoas lidera todo o movimento, participando de 100% dos encontros, além disso, conta com os Gerentes de área para realização do projeto.

Objetivos da Rodada:

Ano 01: Escutar de forma verdadeiramente genuína, com respeito e foco na evolução de toda a Cooperativa, exercendo o estado de presença real e mapeamento de necessidades. Deseja-se construir e manter os vínculos de confiança e credibilidade.

Ano 02: Entregas, desenvolvimento de insumos para construção de planos de ação, acompanhamentos, apoio e suporte.

As Rodadas possuem 2 tipos encontros, o encontro de Escuta (ano ímpar) e o encontro de devolutiva (ano par), o programa completo é bianual.  A Dinâmica do encontro de escuta consiste em um encontro de 2:30 a 3 horas, realizado em cada agência e sede da Cooperativa, o encontro é conduzido sempre por um Diretor, um representante de Gestão de Pessoas, e Gerentes da Sede Administrativa representando as áreas da Sede.

No Encontro com o grupo de colaboradores, trabalha-se uma pauta com uma abertura, proposta do encontro e os acordos do dia. Os facilitadores conduzem 2 perguntas ao grupo e realizam a coleta de todas as respostas em uma ferramenta, as perguntas são:

O que estamos fazendo bem?

O que temos de oportunidade de melhoria?

Após responderem estas perguntas, o grupo escolhe cinco itens para priorizar. Além deste momento com os colaboradores, é realizada uma reunião específica coletando as respostas das mesmas perguntas apenas com os gestores das agências, pois entende-se que a visão da gestão é mais ampla e estratégica e necessita de um momento específico. Após esses encontros, é feito todo o registro das respostas e priorização dos temas e depois todas as informações são consolidadas em um dashboard com os dados coletados de todos os encontros realizados na cooperativa. 

Sobre a Dinâmica do encontro de devolutiva, que é um encontro realizado no ano seguinte, trata-se de um encontro de 2 a 3 horas de duração, realizado em cada agência e sede da Cooperativa, sendo conduzido sempre por um Diretor, um representante de Gestão de Pessoas, e Gerentes da Sede Administrativa representando as áreas da Sede. Neste encontro, é realizada uma “prestação de contas” dos principais pontos levantados na escuta realizada, compartilhando de forma transparente, o que foi tratado, os temas em andamento, o que foi realizado, alterado, o que não foi possível realizar, as mudanças e o que está em andamento. Desta forma, os colaboradores têm a oportunidade de ter um retorno dos principais pontos que foram apontados como melhoria.

Os objetivos que se esperam dos encontros são:

• Melhorar a relação entre gerência e colaboradores;
• Melhorar a comunicação interna;
• Melhorar os processos e conseguir entregar aos clientes e cooperados um melhor produto/serviço;

Resultados e aprendizados

 Com esse projeto os colaboradores tiveram uma visão do dia a dia na prática, conseguiram praticar a escuta genuína e ter conversas mais significativas, além de proporcionar um ambiente mais seguro e de troca, com comunicação próxima onde a realidade e as hipóteses puderam ser tratadas. Esses encontros geraram também um sentimento de pertencimento.

Os exemplos de melhorias que aconteceram a partir deste programa são: melhorias no uniforme, melhorias no programa de participação de resultados (PPR), mudanças de estrutura de agências (reformas, mais pessoas, mudanças de cargos e atribuições), melhorias em ferramentas (exemplo, coopchat), e estrutura de pessoas e áreas para agilizar o trabalho nas agências para atender os associados.

No ciclo de escuta 2023/2024, de um total de 301 relatos de oportunidades de melhorias, já foram entregues e solucionados um total de 108 relatos (35,88%). As melhorias abrangem diversas áreas e setores, como, melhorias no processo de gestão, automações, infraestrutura das agências, suporte e atendimento, entre outros. Todas essas melhorias são acompanhadas de forma sistematizada no PowerBi. Além disso, houve uma melhora considerável no indicador do Indice de Confiança da pesquisa de clima aumentando de 84% em 2022 para 87% em 2023.

Outras melhorias conseguidas por meio desse trabalho:

Projetos e Iniciativas Estratégicas: Atualização do modelo organizacional, Seminário com Gestores, Caravana da Cooperação.

Melhorias em estrutura e processos: Entrega de 38 ATMR’s, Agências Papel Zero, 27 processos robotizados.

Mais e melhores negócios: Estruturação da área única de seguros com coordenação, Gestão das agências com mais suporte: com gestões regionais, Academia de investimentos.

Remuneração: Janela exclusiva – foram colocados 300 colaboradores dentro da tabela de referência salarial. 

CONTATO DA COOPERATIVA

luiz_ortega@sicredi.com.br