Contexto e desafios

Em 2016, após eleger uma nova diretoria executiva, a Unimed Vale do Aço iniciou um processo de mudanças e melhorias em sua gestão. 

Um dos objetivos da nova diretoria era ser mais transparente com os cooperados, mantendo-os atualizados sobre informações e ações relacionadas à gestão da cooperativa. Para que isso fosse possível, a Unimed Vale do Aço criou o projeto Diagnóstico Situacional Organizacional (DSO).

A ideia era identificar os processos desenvolvidos e implementados na organização, a fim de verificar se algum deles precisava de atenção. A partir dessa análise, a gestão define as diretrizes e traça o futuro da Unimed Vale do Aço.

Desenvolvimento e metodologia

Para desenvolver o projeto DSO, a diretoria executiva contou com a ajuda da gerência de Qualidade. O time elaborou um diagnóstico contendo a situação da cooperativa e todos os processos e negócios desenvolvidos. Com esse relatório em mãos, cada processo foi analisado, considerando a importância, aspectos legais, normas aplicáveis e boas práticas.

A metodologia usada para colocar a iniciativa em prática é composta por cinco etapas. A primeira delas consiste na avaliação dos processos e na identificação de problemas por meio de uma auditoria interna. Para a análise ser minuciosa, listas de verificação foram desenvolvidas considerando os seguintes requisitos:

• Legislações aplicáveis;
• Normas certificáveis indicadas aos processos;
• Instrumentos norteadores do Sistema Unimed, como políticas e diretrizes;

Além de considerar esses requisitos, a equipe responsável entrevistou gestores de cada área. Ela também fez avaliações nos locais da cooperativa para avaliar melhor os itens de cada setor.

A fase seguinte, de análise qualitativa, é responsável por agrupar os desvios de acordo com a origem e seu impacto na cooperativa. Para deixar o processo ainda mais organizado, foram desenvolvidos dois gráficos de relacionamento entre processos, sendo um de recursos próprios, e outro dos setores da operadora.

Com os problemas definidos, um plano de ação para cada um é desenvolvido e, por vezes, desvios similares podem ser agrupados. No entanto, apesar da possibilidade de agrupamento, o volume de problemas continuava alto.

É função da análise quantitativa, terceira etapa do DSO, achar uma solução para o grande fluxo de problemas. A etapa se resume em estabelecer uma ordem de execução dos projetos considerando a viabilidade e a importância de cada um. Para isso, quatro critérios, com sua porcentagem de importância e peso, foram definidos:

• Alinhamento com a estratégia e benefícios: 40%
• Utilização de recursos: 30%
• Riscos relacionados à execução ou não execução do projeto: 20%
• Complexidade de execução: 10%

Além da matriz de priorização de projetos, a Unimed Vale do Aço usou a ferramenta Programação PERT. Sua função é definir a ordem de execução das práticas e a interação entre elas.

Após toda a análise e organização, a execução dos projetos começa. Na quarta fase, intitulada planejamento das ações, equipes são criadas e compostas por, em média, cinco pessoas. Além da divisão do time, alguns princípios foram definidos:

• Equipes são compostas por patrocinadores, responsáveis do projeto e executores. Conhecimento, entendimento e engajamento são levados em consideração na seleção dos grupos;
• A gerência de Qualidade precisa capacitar as equipes na metodologia de gestão de projetos;
• Os gestores não podem ser líderes de projetos relacionados às suas áreas.

A etapa final é responsável por controlar o andamento das iniciativas e gerenciar as demandas. Além disso, os responsáveis apresentam boletins estratégicos, fazem reuniões mensais para analisar os resultados, sendo encarregados de verificar se os requisitos iniciais de cada projeto estão sendo cumpridos.

Resultados e aprendizados

Para manter a organização do DSO, a gerência de Qualidade identificou a necessidade de realizar reuniões periódicas com a diretoria. A ideia é usar o encontro para apresentar os resultados obtidos e, se necessário, resolver problemas com alto fator de risco e gravidade.

Outra melhoria implantada no projeto DSO foi a criação de mais um fator para ajudar na priorização das práticas. O novo direcionador, fator tempo, aumenta em 20% a nota final de iniciativas com tempo de execução menor que oito meses.

A implementação da iniciativa na Unimed Vale do Aço apresentou resultados positivos em diversas áreas. Com o DSO, mais de 60 projetos foram instituídos e finalizados, como a reestruturação do site, desenvolvimento da intranet e de um app.

O percentual de satisfação dos colaboradores passou a ficar acima dos 89%, e a dos cooperados com a diretoria em cerca de 93%. O contentamento dos trabalhadores também significou a redução do turnover em 1,3%.

A implantação do Diagnóstico Situacional Organizacional resultou em uma melhoria significativa no funcionamento interno da cooperativa. Isso porque o Planejamento Estratégico e Orçamentário, e o Mapeamento por Processos foram reformulados. Com infraestruturas mais robustas e preparadas, a Unimed Vale do Aço evitou demissões e se atualizou em diversos campos.

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