Contexto e desafios

Em 2015, a Unimed Curitiba entendeu que, para manter o padrão de atendimento e de trabalho elevados, precisava fazer algumas mudanças internas. Tais mudanças seriam essenciais, por exemplo, para continuar melhorando os serviços prestados aos cooperados, beneficiários e clientes, reduzindo custos e eliminando atrasos.

Por isso, a cooperativa implantou um modelo de gestão por processos (BPM) e desenvolveu um escritório de projetos e processos usando a ferramenta Sistemas de Gestão de Processos de Negócio (BPMS) para automação. 

Desenvolvimento e metodologia

Baseando-se em um dos pilares da gestão por processos, a Unimed Curitiba desenvolveu a prática avaliando as oportunidades de melhoria nos processos organizacionais, e identificando projetos de transformação empresarial. O foco era utilizar esse modelo de gestão para implementar iniciativas de automação.

Com o sucesso da prática, a cooperativa decidiu estruturar um escritório de processos. A organização também implementou a metodologia de gestão por processos usando algumas ferramentas, como Six Sigma, Design Thinking e Lean. 

Ao implantar a metodologia, a Unimed Curitiba criou uma rota de transformação intitulada DISPIP (Desafio, Imersão, Solução, Implantação e Pós-Implantação). O objetivo da metodologia e da rota de transformação é fazer com que líderes de processo de negócios consigam identificar melhorias e colocá-las em prática.

Na primeira etapa, as metas a serem alcançadas são estabelecidas e o escopo para a transformação é delimitado. Em seguida, com os envolvidos já engajados, acontece a imersão. Nela, os responsáveis vivenciam os desafios, entendem o processo e detalham e quantificam as questões críticas. 

No terceiro passo, inúmeras soluções são propostas. No entanto, apenas algumas delas são priorizadas, após uma análise de potenciais ganhos. Com as escolhas feitas, os processos são redesenhados e passam para a fase de experimentação.

Nela, as equipes definem quais hipóteses precisam passar por testes. A ideia por trás dessa etapa é desenvolver o projeto com mais precisão, refinando a escolha de soluções.

Com os resultados em mãos, é hora da implementação. É nesse passo que o plano de ação é elaborado e colocado em prática com supervisão e controle constantes.

Por fim, acontece a pós-implementação. A última etapa da rota de transformação de processos apura o desempenho e os ganhos da melhoria e os compartilha mensalmente. 

Ao passarem pelo DISPIP, os processos transformados começam a fazer parte da gestão diária. Assim, a cooperativa se mantém atualizada e promove a cultura da melhoria contínua.

Resultados e aprendizados

A Unimed Curitiba investiu em inúmeras melhorias para identificar problemas e transformar processos. A primeira delas consistiu na implementação de uma cadeia de valor da cooperativa. Ela é responsável por proporcionar às equipes uma visão de como os processos podem agregar valor ao cliente.

Já em 2017, uma solução de Automação de Processos de Negócios (BPA) foi implementada visando melhorar o uso da cadeia de valor da cooperativa. Com ela, a prática foi dividida em uma gestão centralizada e, em seguida, uma descentralizada.

Com a implementação da prática de gestão por processos e das melhorias, a Unimed Curitiba alcançou resultados positivos logo no início. No primeiro semestre de 2017, por exemplo, o mês que mais se destacou foi março, com 10.251 processos executados. 

A organização também evidenciou algumas mudanças internas, como:

• Melhoria na visão sistêmica dos processos;
• Padronização da condução;
• Mapeamento e elaboração dos projetos de transformação e capacitação;
• Difusão da gestão de processos para os colaboradores.

CONTATO DA COOPERATIVA

Priscila Naufel, analista de Comunicação Sênior - priscila.naufel@unimedcuritiba.com.br