Contexto e desafios

A cooperativa paranaense Unimed Cascavel estava buscando uma forma mais interessante de divulgar o Planejamento Estratégico do ciclo 2018-2021, com uma tática de comunicação que engajasse de fato todos os colaboradores e que permeasse todos os níveis da organização.

A solução para o problema veio em três frentes:

1. Criação de uma identidade visual para divulgação do novo planejamento estratégico, visando a facilitar o entendimento por parte de todos os stakeholders, de diferentes níveis hierárquicos;
2. Desenvolvimento de uma estratégia gamificada para apresentação do plano, visando a estimular a interação e tornar a atividade atrativa para os colaboradores;
3. Disponibilização de ferramentas para que os colaboradores possam acompanhar o planejamento a qualquer momento por meio do sistema de gestão da qualidade.

Desenvolvimento e metodologia

O planejamento estratégico do ciclo 2018-2021 passou por diversas fases antes de se chegar a um plano definitivo. Primeiramente, a Unimed Cascavel realizou uma pesquisa digital e anônima com lideranças, colaboradores e cooperados, a fim de identificar as percepções deles em relação ao cenário da cooperativa. Por meio do levantamento, o público pôde participar da construção do novo planejamento, elencando os pontos que poderiam ser aperfeiçoados.

Além da pesquisa, quatro diretores executivos foram entrevistados pela equipe de consultoria externa responsável pela condução dos trabalhos, para ampliar a base de dados coletados a serem analisados. A depuração e a análise dos dados obtidos com a pesquisa foi feita pelo setor responsável pelo planejamento estratégico da cooperativa e pela consultoria externa.

O próximo passo foi realizar o primeiro workshop com as lideranças, com o objetivo de que todos participassem, para apresentar os resultados obtidos e, então, adotar uma abordagem participativa para o esboço daquilo que se consolidaria no planejamento estratégico. No workshop foram discutidas as expectativas em relação à cooperativa em 2022, os desafios para o alcance dessa visão e os diferenciais a serem trabalhados.

Criação da personagem THAIS

Para a divulgação desse novo ciclo, foi criada uma personagem utilizando as características e diretrizes do planejamento. A personagem foi batizada de “THAIS”: T de tecnologia, H de humanização, A de aprimoramento, I de inovação e S de segurança. Ela vem do espaço e usa sua “nave espacial” para ilustrar os pontos do plano. Cada uma das diretrizes estratégicas está ligada a um elemento espacial.

Lideranças, colaboradores e cooperados foram convidados a participar do momento de lançamento, no qual foi transmitido um vídeo que resgatava de maneira lúdica os conceitos de planejamento estratégico e apresentava o novo ciclo com linguagem simples e acessível a todos.

THAIS sempre busca novos desafios e, nesse vídeo, juntamente com seu companheiro, o robô UNI, capta uma onda que saiu do planeta Terra. A bordo da nave espacial, THAIS fala a UNI que quanto mais estão próximos, mais informações sobre a Unimed possuem. Ela abre em seu computador as informações de gestão do ciclo 2015-2018 e vê o que a Unimed Cascavel realizou nesse ciclo.

É então que a nave emite um sinal de alerta de que eles estão se aproximando da Terra. Quando pousam, THAIS dá as boas-vindas à Unimed Cascavel, informa que está ali para iniciar uma nova jornada e convida para o início de um novo ciclo de gestão.

A nave Unimed, onde THAIS e UNI se encontram, é dividida em componentes essenciais, sendo: propulsão e sustentação, base sólida e diretriz, ataque e consolidação, alvo futuro.

THAIS apresenta então a nova identidade organizacional para a nova jornada, ou seja, a missão, visão e valores. Esta apresentação é feita com a nave percorrendo o espaço entre os elementos espaciais, enquanto UNI explica que, para nortear a jornada, a Unimed Cascavel seguirá um mapa estratégico, que apresenta os desafios que a cooperativa irá enfrentar neste novo ciclo de três anos. 

Esse mapa possui cinco grandes galáxias: cooperados, financeira, mercado, processos internos, aprendizado e crescimento. Eles ficam flutuando no espaço, rodeados de objetivos estratégicos para alcançar as grandes galáxias. UNI informa que durante os três anos, ele e THAIS passarão por todas as galáxias e pelos objetivos estratégicos.

Após o evento de lançamento, a equipe responsável colou tiras temáticas contendo a missão, visão e valores nos monitores dos colaboradores. 

Também foi disponibilizada na intranet, à qual todos os colaboradores têm acesso, uma área específica destinada ao planejamento estratégico, contendo fotos e vídeos, “guias intergalácticos”, origem do PE Unimed Cascavel, “Meu lugar no Mapa Estratégico”, indicadores estratégicos de 2019, projetos estratégicos, notícias e “Histórias da THAIS”.

Periodicamente, uma funcionária se caracteriza como a personagem THAIS para promover ações de divulgação do planejamento, como a entrega dos mapas estratégicos de cada área, e para manter os objetivos frescos na mente dos colaboradores, esclarecendo eventuais dúvidas. 

Controle e acompanhamento

Após a definição do plano, foi efetuado o cadastramento do mapa estratégico (BSC) no sistema de gestão e qualidade (software Stratws One), que faz a vinculação a indicadores, planos de ação e projetos estratégicos. Dessa forma, qualquer colaborador da cooperativa consegue identificar visualmente se a estratégia está sendo alcançada.

Anualmente, o BSC é revisado, com o objetivo de se observar se os projetos, indicadores e planos de ação estão sendo cumpridos e como está o andamento das atividades necessárias para se alcançar os objetivos estabelecidos. Quando necessário, ajustes são realizados. 

O mapa indica, utilizando as cores verde, vermelho e azul, se os indicadores estratégicos estão dentro, fora ou superam a meta. Dessa forma, fica visivelmente fácil de identificar a posição em que a Unimed se encontra.

Resultados e aprendizados

Segundo a Unimed Cascavel, a forma de apresentação do planejamento estratégico permitiu que houvesse maior engajamento, com aumento da participação das pessoas, maior entendimento e senso de pertencimento da cooperativa. Também houve uma mudança significativa de cultura da alta direção, que se mostrou mais aberta à inovação e à gamificação.

O reflexo da prática pode ser observado por meio da pesquisa realizada pela revista Você S/A, em que 90,2% dos colaboradores concordam com a gestão estratégica e de objetivos. Para compor a nota desse bloco, algumas das questões utilizadas foram: se os colaboradores se interessam pelo destino da empresa, se participam da definição das metas do seu trabalho, se seus valores são similares aos valores defendidos pela empresa e se concordam com os objetivos da empresa em que trabalham. 

Em 2019, a cooperativa esteve pela quinta vez entre as 150 melhores empresas para se trabalhar, de acordo com o Guia Você/SA. Há também um relatório gerencial, que é enviado mensalmente aos coordenadores de cada área, para que seja repassado aos colaboradores. 

Nesse relatório constam os principais indicadores da cooperativa que estão ligados ao BSC. Os números de 2019 mostram que o ano foi de bons resultados, o que demonstra que os colaboradores estão engajados com a estratégia e sabem onde a cooperativa quer chegar.

Por fim, é possível observar o reflexo também no que tange à execução dos projetos estratégicos: foram definidos nove para o ano de 2019. Veja abaixo quais são eles:

• Implantação da Rede de Cuidados Continuados;
• Agendamento online;
• Implantação do programa “Jeito de Cuidar Unimed”;
• Estudo de viabilidade/estruturação Troca ERP;
• Estudo e implantação – Novas soluções “Sob Medida”;
• I Hackathon Unimed Cascavel;
• Estruturação/implantação do Pronto Atendimento;
• Implantação de treinamentos, gestão do conhecimento e e-learning;
• Consolidação do Modelo de Governança e Compliance.

CONTATO DA COOPERATIVA

Everton Antônio Garboça, coordenador do Núcleo de Projetos - everton@unimedcascavel.coop.br