Contexto e desafios

A Lei Anticorrupção no 12.846, editada no Brasil em 2014 e regulamentada em 2015, instituiu a responsabilização administrativa e civil das empresas por atos lesivos cometidos em seu benefício contra a administração pública. A lei aumenta o risco de uma empresa receber sanções por atos cometidos por seus colaboradores, mas também dá importância especial às medidas anticorrupção adotadas, que podem servir como atenuantes em um eventual processo. O conjunto dessas medidas constitui o chamado Programa de Integridade.

Diante disso, a Unimed Vitória contratou em dezembro de 2017 uma consultoria para a implantação do Programa de Integridade, composto por um Código de Conduta e um Canal de Denúncias. O objetivo é evitar os riscos de envolvimento da cooperativa com atos antiéticos e de corrupção. 

A implantação foi concluída em agosto de 2018 e se provou muito acertada pois, em janeiro de 2019, a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) publicou a Resolução Normativa no 443, obrigando todas as operadoras de planos de saúde a implementarem Programas de Integridade até 2021. Mais do que uma boa prática, o Programa de Integridade da Unimed Vitória é hoje uma obrigação legal para a cooperativa capixaba.

Desenvolvimento e metodologia

A metodologia adotada na Unimed Vitória compreendeu três pilares: prevenção, detecção e correção. O Canal de Denúncias, em funcionamento desde julho de 2018, é aberto para todos os públicos, abrangendo especialmente cooperados, colaboradores, terceirizados e parceiros comerciais da cooperativa. Ele funciona 24 horas por dia e pode ser acessado pelo canal 0800, pelo site ou pelo aplicativo.

A denúncia pode ser feita de modo anônimo e todo o processo de apuração é sigiloso. Os relatos são sempre recebidos por uma empresa terceirizada, que disponibiliza psicólogos capacitados para colher as informações iniciais e acolher o denunciante. 

Se o denunciante não quiser se identificar, a empresa terceirizada e a Unimed Vitória não têm meios para identificá-lo. No entanto, a pessoa sempre recebe um número de protocolo, com o qual pode acessar o site do canal e acompanhar o andamento da apuração.

Após a denúncia, uma equipe de advogados da empresa terceirizada classifica o relato, identificando para qual comitê da Unimed Vitória a demanda será encaminhada. São avaliadas questões de conflito de interesses, de modo que a denúncia nunca seja enviada para alguém que possa estar envolvido nos fatos.

Apuração interna na cooperativa

A área de Compliance da Unimed Vitória é a responsável pela operacionalização do canal. Quando um relato chega, o departamento faz uma análise preliminar para identificar que tipo de norma a conduta está violando, verifica se as informações são suficientes para realizar a apuração, propõe diligências para se comprovar se o fato relatado é verdadeiro e direciona para um relator, que é sempre um membro de um dos comitês do Canal de Denúncias:

• Comitê de Ética: formado pelo presidente do Conselho de Administração, diretor-presidente, diretor administrativo-financeiro, superintendente de Governança, Riscos, Compliance e Processos, superintendente de Pessoas e Serviços e assessor jurídico.
• Comitê de Gestão de Pessoas: superintendente de Governança, Riscos, Compliance e Processos, assessor jurídico, ouvidoria, gerente de Recursos Humanos e gerente de Controladoria.
• Comitê Operacional: superintendente de Governança, Riscos, Compliance e Processos, assessor jurídico, gerente Financeiro, gerente de Suprimentos, assessor de Controles Internos e gerente de Tecnologia da Informação. 

O Comitê de Ética visualiza todas as denúncias e toma a decisão nos casos mais graves e quando envolvem cooperados. O Comitê de Gestão de Pessoas apura os relatos relacionados a discriminação, assédio sexual, assédio moral, agressão física etc., enquanto o Comitê Operacional é o responsável pelas situações que envolvam corrupção, vazamento ou uso indevido de informações, desvio de recursos, fraude, furto ou roubo etc. 

A empresa terceirizada, ao encaminhar um relato para a Unimed Vitória, analisa quem é o denunciado ou envolvido. Se for um membro de um Comitê de Pessoas, a denúncia é encaminhada para o Comitê Operacional, e vice-versa. Já no caso de o denunciado ou envolvido ser um membro do Comitê de Ética, segue-se uma regra de distribuição em que o relato é encaminhado somente para pessoas previamente determinadas e nunca para o denunciado. 

Após a designação do relator, ele inicia os procedimentos de apuração, com o suporte da área de Compliance. A investigação interna visa a identificar a veracidade dos fatos, usando documentos, verificações in loco e entrevistas, entre outras técnicas. Este trabalho deve ser baseado em evidências e serve para auxiliar a tomada de decisões e dar suporte em eventuais litígios judiciais.

O prazo para a conclusão do relato é de 45 dias, prorrogáveis por mais 45. Em seguida, se o comitê entender que cabe penalidade, o denunciado sempre é ouvido antes do encerramento do processo. A liderança imediata do colaborador também é envolvida no momento de aplicar uma eventual penalidade, passando a ser sua atribuição acompanhar a conduta do colaborador dali para a frente.

Quando se trata de cooperado, o caso é encaminhado para o Conselho Técnico, no qual ele terá a oportunidade de defender, cabendo ao Conselho de Administração eventual aplicação de penalidade, conforme previsto no estatuto social da cooperativa.

A conclusão do comitê sobre o relato também pode considerar a existência de fragilidades ou oportunidades de melhoria nos controles e processos. Nessas circunstâncias, a área de Compliance providencia o alinhamento junto ao gestor do processo e abre uma ocorrência no Sistema da Qualidade. 

Todo o processo de apuração é confidencial, para preservar tanto os denunciantes quanto as testemunhas. Além disso, no caso da demissão de um colaborador, a área de Compliance é consultada e deve sinalizar se esse colaborador foi denunciante ou testemunha durante a apuração do relato.

Resultados e aprendizados

O Canal de Denúncias é um mecanismo para detectar fraudes, condutas antiéticas e outras irregularidades. A principal finalidade é incentivar colaboradores, clientes e fornecedores a compartilharem informações que estejam em desacordo com as leis e normas éticas da cooperativa.

Os indicadores da Unimed Vitória mostram que o número médio de relatos recebidos por mês cresceu de dez em 2018 para 21 em 2019, enquanto a média dos relatos concluídos por mês subiu de seis em 2018 para 14 no ano seguinte. 

A quantidade de medidas adotadas a partir das denúncias passou de quatro em 2018 para 35 em 2019, sendo a maioria delas - um total de 18 - medidas de orientação, além de seis advertências, quatro suspensões e três demissões, entre outras providências. 

Além dos resultados numéricos, a apuração dos relatos também trouxe um benefício indireto: frequentemente são identificadas melhorias de processos relativas a fragilidades que ainda não geraram uma situação de não-conformidade, mas que colocam a organização em risco. 

Por fim, entre as melhorias decorrentes do Canal de Denúncias a cooperativa também cita a adequação de controles e normas internas; melhoria do clima organizacional; desenvolvimento das lideranças; segurança para cooperado e colaboradores manifestarem livremente suas sugestões, dúvidas e denúncias; redução dos riscos para a cooperativa; e melhoria do atendimento ao cliente.

CONTATO DA COOPERATIVA

Fabrícia Kirmse, coordenadora de Comunicação - fcaldas@unimedvx.com.br