Contexto e desafios

Diante do desafio de tornar o planejamento estratégico operante, comunicar claramente nossa visão, missão e objetivos organizacionais e garantir que todos os colaboradores estejam alinhados e focados nas metas comuns, tornou-se necessário adotar um método prático que convergisse os planos de ações aos objetivos estratégicos. A realidade anterior era de um planejamento estratégico pouco prático, com objetivos estratégicos definidos, porém com planos de ações subjetivos, o que ficava difícil de traduzir como práticas do dia a dia.

Partindo desse cenário, almejou-se tornar o planejamento estratégico usual, com acesso fácil, a qualquer momento, pela equipe gestora e colaboradores, por meio de objetivos estratégicos desdobrados em objetivos menores, indicadores e metas definidas, vinculado à gestão de projetos e rotinas, organizado de forma padronizada, e com o monitoramento e acompanhamento formalizados em procedimentos.

Desenvolvimento e metodologia

Com base no planejamento estratégico vigente, em 2023, a FECOAGRO implementou uma plataforma de gerenciamento online, a plataforma CongreSpace, para melhorar o processo de monitoramento do planejamento estratégico, além de realizar o gerenciamento de projetos e rotinas. A plataforma se baseia em uma metodologia científica e transforma os objetivos e tarefas em quantificáveis, ou seja, em dados que podem ser acompanhados por gráficos para que se verifique o incremento ou as perdas em cada indicador.

O projeto foi desenvolvido em 03 fases:

1ª Fase - Preparação. Nesta fase foram feitas reuniões com os envolvidos a fim de contextualizar o momento em que a Federação se encontrava em relação a maturidade dos processos de gestão estratégica, seguida de reuniões de sensibilização com os demais colaboradores para comunicar as mudanças que a plataforma trará no dia a dia.

2ª Fase – Estruturação. Foram realizadas reuniões de revisitação ao planejamento estratégico, por gerência, para mapeamento dos principais aspectos a serem monitorados. Após o levantamento, foi aplicada a Metodologia Multicritério de Apoio à Decisão – Construtivista (MCDA-C) pela equipe de consultoria e validadas as áreas a serem contempladas no modelo com a equipe da Fecoagro. Ainda nesta fase, foi construído o modelo de apoio à decisão com definições de objetivos estratégicos macros e micros, com seus indicadores e metas. Também foram definidas as fontes de dados dos indicadores e responsáveis.

3 º Fase – Operacionalização. Foi implantado o módulo de gestão de rotina contemplando: agenda eletrônica, gestão de tarefas e gestão de projetos, também o módulo de desempenho com as análises dos indicadores definidos na etapa anterior.

Os trabalhos se iniciaram em junho de 2023, com base nos objetivos macros do planejamento estratégico. Com uma equipe formada pela controladoria e pela área de sistema de gestão da qualidade - SGQ, sob coordenação da gerência administrativo/financeiro e com equipe técnica da plataforma CONGRES, foram realizadas reuniões com pessoas chaves, abrangendo todas as áreas da Fecoagro, cuja finalidade foi desdobrar os objetivos macro em áreas estratégicas e em objetivos específicos com indicadores e metas.

Foto do mapa estratégico, contendo nos dois primeiros níveis os objetivos estratégicos formando, no segundo nível, as três áreas estratégicas e no terceiro nível os objetivos específicos das áreas.

Após as definições dos objetivos foram definidos o grau de importância para cada um deles dentro do modelo, para que no final de cada ciclo de coleta de indicadores, a Fecoagro tenha uma nota que expresse o seu desempenho global.

Exemplo do desdobramento de um objetivo específico até o último nível de indicador com os pesos (canto superior direito de cada caixa).

Com o modelo estratégico construído até o nível de indicadores foi possível definir as metas para cada um deles numa escala com dois pontos de referência: bom e neutro. Abaixo do nível Neutro o desempenho é considerado comprometedor (em vermelho na escala); o nível Bom expressa a meta, onde se deseja chegar (em verde); e entre os níveis Bom e Neutro, o desempenho é considerado de mercado ou aceitável (em amarelo). Durante o desdobramento e definições dos objetivos, indicadores e metas, a equipe envolvida participou ativamente do processo, anteriormente a esta implantação, alguns objetivos e indicadores já eram trabalhados pelas equipes, porém não tínhamos a vinculação com os objetivos macros definidos na missão da Fecoagro.

Exemplo de indicador com metas definidas.

Os usuários definidos pelas gerências são responsáveis por inserir os dados e fazer uma breve análise do resultado. Ao final da coleta mensal, a plataforma compila os indicadores e, com base nos pesos definidos a cada um deles no modelo estratégico, é formado uma nota final do desempenho da Fecoagro, demonstrada na figura abaixo.

Conforme a imagem, é possível verificar que a nota final em dezembro de 2023 foi de 78 e que ela evoluiu desde a implementação dos indicadores em agosto do mesmo ano. Nesta tela também podemos visualizar que o modelo estratégico em 2023 contava com 135 indicadores, 108 deles indicadores de resultados e 27 indicadores oriundos de projetos. Ainda é possível saber pelo dashboard apresentado, que 65 indicadores estão com desempenho no nível de excelência, 26 no nível de mercado e 44 estão no nível comprometedor. Já por esta primeira análise a gestão tem uma visão geral dos indicadores constantes no modelo estratégico e pode atuar com eficácia naqueles que mais precisam de ação, ou seja, os comprometedores e nível de mercado.

Também é possível visualizar a distribuição dos indicadores divididos pelo nível de desempenho: excelência em verde, mercado em amarelo e comprometedor em vermelho. Para uma melhor análise, ao passar com o cursor do mouse pelos pontos pode-se saber a descrição do indicador e sua última nota, também se pode clicar sobre eles para verificar o acompanhamento mensal, observações do usuário responsável pelo preenchimento, bem como utilizar filtros para visualizar os indicadores agrupados por gerências, conforme a estrutura administrativa do organograma da Fecoagro.

Também é realizada uma análise por área estratégica por meio de visualização gráfica permitindo visualizar o desempenho das áreas em relação ao tempo, conforme imagem:

Alguns indicadores precisaram ser monitorados e medidos por meio de projetos, que são inseridos na plataforma, como por exemplo o indicador que mede a evolução do plano anual de acompanhamento da LGPD.

O resultado do indicador é igual ao percentual de evolução do projeto e fica vinculado diretamente ao indicador, permitindo aos gestores realizarem o acompanhamento do projeto a qualquer momento, em detalhes. Ao abrir o projeto consegue-se visualizar os dados gerais, como nome, área e responsável, data de início e fim e valor do investimento no projeto.

Também ficam especificadas as etapas do projeto, divididas em tarefas.

Cada etapa gera uma tarefa que vai diretamente para o usuário responsável por realizá-la.

Para organizar a rotina, além de uma listagem de tarefas, o usuário também conta com a agenda vinculada, onde podem ser organizados os eventos do dia a dia, como tarefas para serem realizadas, reuniões, cursos e outros. Como a plataforma é interativa e permite uma flexibilização de acessos, os membros da equipe e gestores podem consultar o ambiente uns dos outros a qualquer momento, permitindo o conhecimento do andamento dos trabalhos.

Exemplo de visualização de agenda do usuário.

Resultados e aprendizados

O principal resultado alcançado durante o projeto foi a consolidação do planejamento estratégico com os objetivos estratégicos vinculados à missão da Fecoagro e a indicadores com metas e responsáveis definidos.

Além disso, a plataforma trouxe a possibilidade de vincular os objetivos não só a indicadores numéricos, mas a indicadores refletidos por meio de um conjunto ordenado de ações (projetos e tarefas), totalmente integrado nas rotinas diárias dos colaboradores, com a possibilidade de justificar no momento da inserção do dado para o indicador a ocorrência de grandes desvios positivos ou negativos , inclusive anexando documentos que o corroborem, permitindo identificar áreas de melhoria, eliminação de desperdícios e promoção de uma cultura de contínua aprendizagem e aprimoramento.

Ao integrar a gestão de projetos na plataforma, somos capazes de acompanhar e gerenciar todos os projetos de forma centralizada. Isso ajuda a priorizar iniciativas, alocar recursos de maneira eficiente e garantir que todos os projetos estejam alinhados com a estratégia geral. Também facilitou a comunicação e a colaboração entre equipes, melhorando a coordenação e a entrega de projetos no prazo e dentro do orçamento.

Com a implantação da agenda dos colaboradores da plataforma ficou possível a opção de consultas rápidas e a marcação de eventos e reuniões, respeitando os níveis de privacidade da informação, vinculada ao nível hierárquico de cada colaborador.

Por fim, o modelo aplicado de gestão estratégica permitiu que a Federação tenha uma gestão completamente à vista com fácil acesso às informações estratégicas dando a alta direção uma pontuação geral, por mês, do desempenho estratégico, podendo mostrar inclusive esse desempenho por áreas estratégicas e objetivos estratégicos macro, facilitando a tomada de decisão e/ou ajustes que venham a ser necessários para o alcance dos objetivos da Federação, fortalecendo a capacidade de alcançar os objetivos organizacionais, impulsionando a inovação e garantindo a competitividade no mercado.

Depoimentos

“Os resultados estabelecidos para Fecoagro em seis meses de imersão na ferramenta revelaram um uso exemplar da sua potencialidade, além de um aprimoramento considerável em praticamente todos os indicadores, o que resultou em um aumento também no indicador global da instituição. Agora em 2024, será modificado para as novas metas da instituição desse ano, mas tenho certeza de que, com o comprometimento e o trabalho em equipe, que são marcas da Fecoagro, o caminho será de ainda mais sucesso”.

Jorge Eduardo Tasca, Consultor Plataforma CongreSpace.

“Para mim que estou como gestor da área de comunicação e marketing da Fecoagro a plataforma Congress Space trouxe uma solução completa de rotinas, tarefas, projetos e indicadores do setor e da instituição como um todo. Através da plataforma consigo ter a conexão dos resultados do setor com o planejamento estratégico. O gerenciamento do projeto atrelado a distribuição das tarefas com prazos determinados e documentação das etapas, facilitando muito a gestão. A agenda facilita o controle diário das rotinas, os compromissos e a transparência do que está sendo realizado.  Um painel demostrando com o desempenho através dos indicadores possibilita ações mais assertivas para o alce do resultado.  Enfim a ferramenta trouxe uma mudança significativa na gestão e no desempenho da equipe no desenvolvimento das atividades em busca do resultado.”

Mauro Schuh – Gerente de Comunicação e Marketing

“A chegada do Congress, nesse processo de gestão integrada de compartilhamentos, me ajudou demais na organização das tarefas junto às cooperativas filiadas. A agenda, nesse caso, se tornou um porto seguro, onde coloco as demandas de pautas, os contatos dos envolvidos, horários, o roteiro de viagem, enfim, todo o andamento do planejamento de trabalho. Além disso, ele me alerta, antecipadamente, sobre as demandas da agenda. O Congress se tornou, para mim, uma ferramenta indispensável, de fácil manuseio, altamente eficaz, que encaixou muito bem dentro desse propósito da FECOAGRO em ter um sistema totalmente integrado de comunicação.”

Dolmar Frizon – Assessor de comunicação

Contato da Cooperativa

controladoria@fecoagro.coop.br