Contexto e desafios

A motivação para construir essa prática partiu da necessidade de estabelecer uma sistemática padronizada para disseminação das estratégias definidas nos ciclos do Planejamento Estratégico, de forma robusta e evidenciada, para a cooperativa e partes interessadas, utilizando uma linguagem clara, objetiva, de fácil entendimento para todos os níveis organizacionais.

Além disso, essa prática deve incentivar e engajar cooperados, colaboradores e demais partes interessadas, com os direcionamentos estratégicos da operadora, como por exemplo, sua ideologia (missão, visão, negócio e valores), entre outras informações relevantes.

A disseminação do Planejamento Estratégico está relacionada com todos os processos da cadeia de valor da Unimed Belém, sendo ele estratégico, de negócio ou de apoio. Uma vez que a parte interessada incorpora os objetivos definidos, há vantagens competitivas na melhoria de processos, desenvolvimento e aprimoramento de novos produtos e serviços.

Desenvolvimento e metodologia

O primeiro ciclo de Planejamento Estratégico da Unimed Belém (2018-2022), considerando as boas práticas de mercado, foi iniciado em 2018, com o apoio da consultoria da Fundação Dom Cabral (FDC). Esta necessidade foi levantada, juntamente com os primeiros passos, dados pela cooperativa na implantação de sua estrutura de governança.

Com o início da implantação do Projeto de Acreditação da Unimed Belém, em 2019, ainda tendo como guia, à época, a Consulta Pública n° 71 (atualmente, RN 507/2022), verificou-se a necessidade de sistematização dos processos internos da cooperativa e a contratação de um sistema automatizado para controle e manutenção dos documentos e ações implantados na cooperativa.

Desta forma, o processo de elaboração, revisão, disseminação e monitoramento do Planejamento Estratégico da Unimed Belém é um case de sucesso. Inclusive foi bem pontuado recentemente em auditorias externas realizadas junto à cooperativa.

Em 2021, com a retomada das práticas do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas, outras iniciativas foram reforçadas e implantadas, para melhoria contínua do processo de elaboração, revisão, disseminação e monitoramento do Planejamento Estratégico, entre elas:

• O reforço da prática de Conecta Governança, uma reunião de prestação de contas periódica, presidida pelo Conselho de Administração junto aos sócios cooperados.
• A implantação do Integra Unimed, uma reunião periódica de apresentação de resultados, presidida pela Diretoria Executiva junto aos colaboradores.

Ambas as iniciativas com o foco para a disseminação das premissas do planejamento estratégico e ações estratégicas, incluindo apresentação de resultados econômico-financeiros. Quanto à sistematização desta prática, várias ações foram realizadas, como a adoção de um framework composto por cinco etapas, disponibilizado pela consultoria da Fundação Dom Cabral (FDC), composto por três fases macros: (1) fase de análise; (2) fase de formulação; e (3) fase de acompanhamento. Este Framework é sistematizado via procedimentos operacionais padrões e de responsabilidade do Núcleo de Ações Estratégicas.

A fase de análise envolveu as etapas de diagnóstico, ideação e direcionadores estratégicos e a fase de formulação envolveu a construção da matriz de SWOT (metodologia BSC), mapa estratégico e contrato de resultados, homologadas pela Diretoria Executiva e Conselho de Administração. Quanto à fase de acompanhamento, envolveu a disseminação, avaliação dos resultados, ações e projetos definidos para o monitoramento dos objetivos estratégicos.

O ciclo do Planejamento Estratégico é de até 04 anos, com revisões periódicas anuais, onde são revisitados os indicadores, metas e planos de ação e projetos. Também são realizadas reunião de Acompanhamento Gerenciais Mensais, denominadas AGMs, com a participação da Alta Administração, gestores e lideranças, responsáveis pelos indicadores, planos e projetos estratégicos.

Todos os encaminhamentos dessas reuniões, são registrados em ata e acompanhados continuamente via sistema eletrônico de gestão da qualidade, adquirido pela cooperativa em 2019, o qual contém os módulos DOCs (gestão de documentos), Action (gestão de projetos e planos de ação), Indicator (gestão de indicadores), Audit (módulo de realização de auditorias) e Tracker (módulo de registro de não conformidades).

Desta forma, esta metodologia foi padronizada por meio de um procedimento operacional padrão, inserido no sistema de gestão documental, módulo DOCs, com revisão periódica. O modelo de negócio da Unimed Belém também foi sistematizado para acompanhamento de todos, com revisão periódica definida.

Os planos de ação, projetos estratégicos e a performance dos indicadores estratégicos são acompanhados, sendo que todas as evidências, quanto a disseminação e operacionalização dos planos, projetos e indicadores estratégicos, podem ser consultados via sistema, por todas as partes interessadas.

A etapa de disseminação do planejamento estratégico seguiu um plano de comunicação elaborado pelo Núcleo de Ações Estratégicas (NAE) em integração com a Assessoria de Comunicação e Marketing.

Para a implementação do plano, foram realizadas algumas etapas, como: (1) criação do mapa estratégico ilustrado, lúdico e simples; (2) produção de peças publicitárias para todos os canais de comunicação disponíveis, tais como o portal do cooperado, o site na internet, intranet de colaboradores (onde foram publicadas as peças e disponibilizado um vídeo sobre o Planejamento Estratégico); e (3) inclusão do tema em todos os eventos periódicos junto aos cooperados (Conecta Governança, Café com a Direx, entre outros) ecolaboradores (Integra Unimed), momentos de integração de novos colaboradores e cooperados, treinamentos para partes interessadas externas (prestadores de serviço, rede credenciada, entre outros).

Resultados e aprendizados

A forma de atuação referente à disseminação do Planejamento Estratégico permitiu que houvesse maior engajamento, aumento da participação das pessoas, maior entendimento, senso de pertencimento e melhoria da qualidade da comunicação da cooperativa, a partir de 2019. Além disso, a cooperativa obteve ganhos qualitativos, como:

• Introdução de forma padrão, no roteiro de todos os eventos internos e periódicos, das diretrizes estratégicas contidas nos ciclos do planejamento estratégico.
• Identificação de todas as partes interessadas afim disseminar o planejamento estratégico para todos.
• Utilização de uma linguagem simples e acessível para todas as partes interessadas.
• Disseminação de forma interativa e lúdica.
• Divulgação de peças ilustrativas em locais de grande fluxo de pessoas.
• Planejamento de eventos fixos com temas referentes à estratégia definida.
• Utilização de lideranças e gestores como agentes multiplicadores para suas respectivas equipes.

Contato da Cooperativa

nae@unimedbelem.com.br