Contexto e desafios

A Unimed Circuito das Águas, cooperativa de saúde fundada em 1988 na cidade de São Lourenço, em Minas Gerais, buscava uma maneira de assegurar a confiabilidade das informações usadas para as deliberações e decisões do Conselho de Administração. A solução foi criar, em maio de 2016, um Comitê de Auditoria Interna (CAI).

O órgão, além de validar a qualidade das informações e dados da cooperativa, também acompanha o desempenho das áreas de gestão, fortalece os controles internos e mantém relacionamento com a auditoria externa independente.

O Comitê tem caráter permanente e não deliberativo e atua de forma alinhada aos objetivos estratégicos da cooperativa, com uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliação e melhoria dos processos de gestão, controles internos e governança cooperativa.

Desenvolvimento e metodologia

O CAI é formado por três conselheiros de Administração escolhidos para assessorar o Conselho de Administração. A cada dois anos, são designados os membros para o próximo ciclo de atuação. O Comitê se reúne mensalmente, mas quando necessário pode realizar encontros extraordinários. 

Na primeira reunião de cada ano, o comitê elabora o Plano Anual de Trabalho (PAT), que contempla os assuntos fixos a serem tratados em cada reunião ordinária e os respectivos participantes. Sempre que necessário, assuntos adicionais e de acompanhamento são incluídos na pauta, por determinação do coordenador do comitê.

O Plano Anual de Trabalho é o direcionador das ações do CAI e deve contemplar, minimamente:

1. Análise das demonstrações financeiras e contábeis: verificação dos documentos que deram origem aos registros contábeis, suas variações e apropriações, com o objetivo de certificar-se da qualidade das informações apresentadas ao Conselho de Administração;
2. Análise dos custos: avaliação detalhada dos custos da cooperativa, com o propósito de avaliar se existem desperdícios de recursos e majoração de despesas para os clientes;
3. Análise do resultado dos contratos: análise feita de acordo com as segmentações, com o objetivo de avaliar tendências que representem riscos à cooperativa e de apresentar esses riscos para análise do Conselho de Administração;
4. Análise da produtividade dos processos operacionais: avaliação do dimensionamento das equipes, a fim de certificar que a mão de obra contratada para os processos operacionais esteja adequadamente dimensionada;
5. Análise dos indicadores de desempenho: avaliação da evolução dos números e estatísticas, com o objetivo de dar um parecer sobre a continuidade dos negócios da cooperativa e seus impactos;
6. Análise da Matriz de Conformidade: avaliação sobre o cumprimento de operações obrigatórias sob as perspectivas tributária, fiscal, previdenciária, contingencial e regulatória, a fim de emitir parecer que indique o grau de conformidade da cooperativa, suas implicações e riscos, se existirem;

Estrutura interna do CAI

Dentre os três membros do Comitê de Auditoria Interna são escolhidos um coordenador e um secretário. Cabe ao coordenador do CAI elaborar as convocações e garantir o cumprimento do PAT. Já ao secretário, cabe elaborar e manter registros das reuniões e fazer o acompanhamento das decisões. 

Para assessorar os trabalhos, a cooperativa disponibiliza também um profissional da área contábil e, sempre que necessário, o suporte da sua assessoria jurídica e da Secretaria de Governança. O comitê é ainda responsável por manter o alinhamento com a auditoria externa independente, avaliando o plano de auditoria e o relatório dos trabalhos.

A cada três meses, o Conselho de Administração se reúne para avaliar a atuação do Comitê de Auditoria Interna, ficando a cargo do coordenador do comitê a apresentação dos trabalhos desenvolvidos.

O CAI tem um regulamento próprio, aprovado pelo de Conselho de Administração, em que estão documentadas sua composição, as atribuições, as exigências mínimas do plano de trabalho e de prestações de contas. Entre as responsabilidades do órgão, pode-se acrescentar ainda:

• Acompanhar, analisar e informar o Conselho de Administração sobre as oscilações e movimentações financeiras e econômicas demonstradas nos relatórios financeiros e contábeis;
• Envolver o Conselho Técnico nos assuntos com interface com a prática médica, especialmente aqueles que envolvem custos para a cooperativa;
• Solicitar reuniões com a Diretoria Executiva, Conselho Fiscal e com a Superintendência sempre que necessário;
• Encaminhar ao Conselho de Administração o relatório com parecer do Comitê de Auditoria, suas recomendações (caso existam) e suas impressões.

Resultados e aprendizados

Com o trabalho do CAI, o Conselho de Administração obtém informações mais precisas para o processo decisório e assegura o cumprimento mais eficaz das leis e regulamentos, além do alcance dos seus objetivos sociais e econômicos.

Desde a adoção da prática, foram realizadas alterações em vários processos internos, produtos e serviços, culminando com a melhoria dos indicadores financeiros. 

Além disso, graças à atuação do CAI, o processo de compras e entregas de medicamentos foi revisado e reestruturado, resultando em ganhos de qualidade e em melhores resultados econômicos para a cooperativa.

CONTATO DA COOPERATIVA

Márcio Dias Vieira, superintendente executivo - diretoria@unimedcircuito.coop.br - (35) 3695-8522